Manajemen
Dokumentasi Arsip Tata Naskah Kepegawaian
ARSIP merupakan
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dgn perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
ARSIP KEPEGAWAIAN adalah
kumpulan surat – surat keputusan dibidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh
pejabat berwenang, disimpan dalam susunan yang teratur dan
tertib sehingga dapat ditemukan dan dipergunakan apabila diperlukan.
DOKUMEN KEPEGAWAIAN adalah
Surat Keputusan dibidang Kepegawaian yang dikeluarkan oleh Pejabat yang
berwenang.
TATA NASKAH KEPEGAWAIAN adalah
sistem penyimpanan dan pemeliharaan surat – surat keputusan dibidang kepegawaian, dikeluarkan
pejabat berwenang yang disusun secara teratur, tertib dan terus menerus dalam
media yang ditetapkan.
JADWAL RETENSI ARSIP adalah
Daftar sebagaimana dimaksud Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 34
Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip
beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai
sebagai pedoman penyusutan arsip.
JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN
PNS DAN PEJABAT NEGARA, merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan.
Digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip
Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah.
Dengan adanya pengelolaan dokumen
dan arsip kepegawaian yang baik, maka bermanfaat untuk:
ü Memberikan
kemudahan dalam pencarian dokumen
ü Efisiensi,
efektivitas tempat, waktu, tenaga dan biaya
ü Tersusunnya
dokumen PNS sesuai PERKA BKN No 18 Tahun 2011
Pengelolaan tata naskah dokumen
kepegawaian ini dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen /
berkas tata naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi
manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip / tata naskah
kepegawaian.
Nah untuk itu perlu pedoman
pengelolaan tata naskah kepegawaian secara efisien dan
efektif. Untuk mendukung penyusunan dan pemeliharaan Tata Naskah
Kepegawaian PNS diperlukan adanya :
ü Prosedur
kegiatan / SOP (Standar Operasional Prosedur).
ü Dokumen
kepegawaian PNS yang lengkap & akurat.
ü Pengelola
Tata Naskah / SDM yg mengelola naskah / arsip kepegawaian
ü Sarana
& Prasarana yang digunakan dalam mengelola arsip kepegawaian.
Dengan adanya pedoman pengelolaan
tata naskah kepegawaian yang baik tersebut bertujuan agar:
ü Dapat
menjadi Pedoman bagi Instansi pusat dan daerah guna mewujudkan sistem
informasi kepegawaian yang terintegrasi secara nasional.
ü Dapat
digunakan sebagai Pelayanan informasi kepegawaian yang efisien dan
efektif.
Fungsi ketersediaan dokumen tata
naskah kepegawaian antara lain sebagai:
ü Bukti
fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai
dengan purna tugas
ü Instrumen
yuridis jika terjadi sengketa pegawai
ü Bukti
akuntabilitas kinerja instansi pemerintah
Pengelolaan tata naskah dokumen terbagi
menjadi 2 jenis yaitu secara fisik dan tata naskah dokumen digital.
a.
Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik
maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar,
patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip,
yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan
diberi label tertentu.
b.
Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data
digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau
hasil scanning dari file data fisik. Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi
Pelayanan Direktorat pada Direktorat Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK)
I, dalam buletin Badan kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan
bahwa dengan Elektronik Record Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN)
melakukan konversi dan migrasi takah (tata naskah) arsip kepegawaian dari file
berbasis kertas menuju file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi ini
dilakukan dengan pemindaian (scaning), identifikasi (indexsing) serta pengelolaan
(managing) terhadap file image dari hasil scaning terhadap file kepegawaian. Sri
Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian akan memberikan manfaat
terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang uptodate akan berguna dan efektif
dalam memberikan informasi yang akuntable, autentik, transparansi informasi dan
pertukaran informasi baik internal maupun eksternal bahkan lintas organisasi
pemerintah (Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan dalam proses penyimpanan
dan pencarian kembali data konvensional, maka perlu dicarikan penyelesaian
permasalahan tersebut.
Tahapan dalam Pengelolaan Dokumen
Administrasi Kepegawaian meliputi
1. Jenis
dokumen yang disimpan
a) Kartu
Pendaftaran Ulang Pegawai Negeri Sipil (KARDAF) Tahun 1974.
b) Dokumen
Kepegawaian Perorangan (DKP).
c) Nota
Persetujuan / Penetapan NIP Kepala BKN
d) SK
Pengangkatan CPNS sebagai Realisasi dari Nota Persetujuan Ka. BKN
yg diterbitkan oleh instansi.
e) Surat
Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS.
f)
dll
2.
Prosedur pencatatan dokumen
Kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS yang disimpan
dalam bentuk dokumen fisik meliputi verifikasi dan validasi.
3.
Prosedur penyimpanan dokumen
a) Memberikan Label pada lemari dan
sampul sesuai urutan NIP
b) Menyusun tata
Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
c) Menyimpan tata
Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
d) Membuat
laporan
4. Prosedur
pemeliharaan dokumen
a) Melakukan
inventarisasi & rasionalisasi isi takah sesuai dengan jadwal retensi
takah dan membuat laporan
b) Jika
terjadi mutasi di lingk, BKD
Kab/Kota/Prov tata naskah pegawai ybs
c) dipindahkan
sesuai unit kerja yg baru.
d) Mengendalikan
jumlah dan isi takah secara berkala serta
mengendalikan katalog peminjaman & pengembalian tata naskah
e) Memperpanjang
usia dokumen: mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan cukup, dan
membersihkan lemari.
5. Prosedur
pelayanan informasi dokumen
a) Unit
kerja yang akan meminjam dokumen mengisi blanko peminjaman tata naskah.
b) Blanko
peminjaman harus disetujui oleh pejabat eselon II.
c) Jangka
waktu peminjaman paling lama 5 (lima) hari kerja.
JENIS ARSIP KEPEGAWAIAN:
1)
Formasi Pegawai
2)
Penerimaan Pegawai.
3)
Pengangkatan Pegawai.
4)
Pembinaan Karir Pegawai
5)
Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai.
6)
Mutasi Pegawai.
7)
Administrasi Pegawai.
8)
Kesejahteraan Pegawai.
9)
Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
10)
Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
11)
Perselisihan/Sengketa Kepegawaian.
12)
Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan.
13)
Data Kepegawaian.
14)
Dokumentasi Kepegawaian.
15)
Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil.
MENYUSUN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN
YANG BAIK:
Setiap pengelola arsip
kepegawaian, diharapkan perlu :
1)
Menjaga kerapihan penyimpanan;
2)
Menjaga kebersihan tempat penyimpanan;
3)
Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik;
4)
Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam
penyimpanan dan mudah menemukan kembali;
5)
Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan
lainnya sebagaimana ketentuan pengamanan dokumen arsip umum/lainnya.
6)
Pengelolaan takah PNS, hendaknya, dilaksanakan
secara konvensional maupun elektronik
KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH
KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN
1)
Lamaran
2)
Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)
3)
Pengangkatan CPNS
4)
Hasil Pengujian Kesehatan;
5)
Pengangkatan PNS
6)
Daftar Riwayat Hidup;
7)
Kartu Pegawai (KARPEG);
8)
Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);
9)
Kartu Peserta Taspen;
10)
Kartu Pegawai Elektronik (KPE);
11)
Tanda Peserta Asuransi
12)
DP 3 dari pertama sampai terakhir;
13)
KGB dari pertama sampai dengan terakhir;
14)
SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan
(Struktural/Fungsional)
15)
SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;
16)
SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara Pemeriksaan;
17)
Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;
18)
Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;
19)
Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK
Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi Lain dan SK Penarikan kembali dari
perbantuan.
20)
Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;
21)
Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;
22)
Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;
23)
SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;
24)
Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara
(CLTN) dan SK Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti diluar Tanggungan Negara;
25)
Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus
dalam dan Luar Negeri
26)
Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;
27)
Data / Mutasi keluarga PNS;
28)
Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali dalam
jabatan organik
29)
Laporan dan Surat Peningkatan Pendidikan/kursus;
30)
Inpassing
bagi gaji maupun jabatan;
31)
Penetapan
Angka Kredit/fungsional;
32)
Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;
33)
Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;
34)
Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
35)
SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang
Dinyatakan Hilang;
36)
SK Meninggal Dunia/Hilang;
37)
SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;
38)
Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK
Pemberhentian sebagai PNS;
BUKU PENJAGAAN ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN PADA TIAP SKPD/UNIT KERJA
1)
Daftar Kepemilikan Kartu TASPEN
2)
Daftar Nama Pejabat Struktural
3)
Daftar Nama Pejabat Fungsional
4)
Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil
5)
Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP)
6)
Buku Penjagaan KGB PNS
7)
Daftar Kepemilikan KARIS / KARSU
8)
Daftar Kepemilikan KARPEG
9)
Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)
10)
Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS Daerah
11)
Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya
12)
Buku Catatan Pelanggaran Disiplin
13)
Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat
14)
Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar
15)
Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Lainnya
16)
Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)
